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Les avantages de la lettre recommandée électronique

v-LREMoins chère et plus pratique que la version papier, la lettre recommandée électronique (LRE) peine encore à convaincre les entreprises. L’arrivée de concurrents au groupe La Poste pourrait développer son usage.

La Lettre recommandée électronique (LRE) existe depuis onze ans ! Mais elle n’est pas pour autant entrée dans les mœurs puisque 218 millions de documents ont été envoyés en 2011 en recommandé par la voie classique, c’est-à-dire sous forme de papiers et par l’intermédiaire de La Poste.

Cette situation est d’autant plus étonnante que la LRE présente la même valeur juridique et légale depuis le décret n° 2011-144 du 2 février 2011. Aux termes de l’article 1316-1 du Code civil : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Pour être juridiquement valable, l’envoi d’une Lettre recommandée électronique doit remplir les conditions suivantes :

  • le tiers chargé de l’acheminement doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur. Pour consulter des LRE qui lui sont adressées, le destinataire doit au préalable ouvrir un compte auprès du fournisseur afin que celui-ci vérifie l’identité.
  • si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu ;
  • les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables ;
  • un avis de réception doit être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver ;
  • le tiers chargé de l’acheminement de la LRE doit conserver pendant un an ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L’expéditeur peut y avoir accès pendant un an ;
  • Avant l’envoi, le tiers chargé de l’acheminement du courrier doit informer le destinataire, par courrier électronique, qu’une LRE va lui être envoyée et qu’il a la possibilité, dans un délai de quinze jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, de l’accepter ou de la refuser ;
  • En cas de refus (de la part uniquement d’un particulier), le tiers doit alors convertir le document électronique en version papier et faire remettre la lettre imprimée à l’adresse du destinataire sous forme d’un courrier recommandé « classique ».

Différents prestataires

La situation pourrait devenir plus favorable au recours à la LRE avec l’arrivée de la concurrence. Jusqu’à présent, seule La Poste proposait ce service.

Aujourd’hui, des solutions alternatives sont disponibles parmi lesquelles « E-velop », de SFR Business Team, Messiano, de la société AB Confiance SAS ou encore LETRECO de Keynectis.

Pour proposer une solution 100 % numérique, ces prestataires doivent se conformer à la juridiction en vigueur (article 1369-8 du Code Civil et décret précédemment cité).

Ils doivent notamment s’identifier auprès de l’utilisateur du service en fournissant un certain nombre d’informations obligatoires telles que leur raison sociale, leur identifiant RCS ou répertoire des métiers, les nom et adresse de l’autorité leur ayant délivré cette autorisation d’activité, et leur numéro individuel d’identification.

Les avantages pratiques

Le principal intérêt est d’ordre pratique : les entreprises n’ont plus besoin de « monopoliser » un salarié pour se rendre au bureau de poste. Il s’agit d’un gain de temps appréciable.

Deuxième avantage : un délai plus court entre la date d’envoi et celle de réception. Même si le destinataire dispose toujours de quinze jours pour récupérer cet envoi en recommandé, l’expédition de la LRE est quasi immédiate.

L’envoi est très simple. Une fois enregistré auprès d’un fournisseur accrédité, l’expéditeur peut accéder à son compte en ligne, à partir de n’importe quel terminal connecté à Internet, et envoyer ses LRE en quelques clics.

Troisième atout : des couts réduits. À l’inverse de la lettre recommandée papier, le prix de la LRE ne varie pas en fonction de son poids. L’arrivée de la concurrence permet aussi de bénéficier de tarifs plus attractifs. Jusqu’à présent, le prix moyen d’un recommandé physique est proche des 4 € HT et la version numérique de la Poste coûte au minimum 3,41 € TTC. Souhaitant convaincre les entreprises, certaines offres, comme celle de Messiano, proposent un forfait à 29 € HT/mois pour un nombre illimité d’envois de LRE (pour deux utilisateurs et avec 1 Go par an sauvegardé pendant 3 ans).

Toujours à propos des coûts, le recommandé électronique simplifie la gestion de la facturation du courrier puisqu’une facture remplace les multiples justificatifs d’achats de timbres et d’enveloppes.

Enfin, la LRE n’a pas besoin d’être couverte par les garanties habituelles (perte, vol, détérioration) puisqu’elle est dématérialisée. En revanche, des messages d’erreur spécifiques sont immédiatement retournés (boîte email pleine, non existante, mauvais numéros de téléphone…) ce qui permet de réagir immédiatement en cas de problèmes.

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