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Office 365 ou la fin programmée des licences perpétuelles en faveur d’un modèle d’abonnement

En annonçant Office 365 en février dernier, Microsoft annonçait deux évolutions majeures : les services Office seront avant tout conçus pour tirer parti du Cloud et le modèle de licence consistant à attacher une version d’Office à une machine devra céder la place à une commercialisation basée sur l’abonnement.

 En près de 25 ans d’existence, Office s’est considérablement transformé en évoluant d’une suite de logiciels bureautiques pour devenir un ensemble d’outils de gestion et de production d’information, de collaboration et enfin de communication qui concernent peu ou prou la grande majorité des entreprises.

Il est de ce fait parfois difficile de bien appréhender ce que recouvre exactement « Office ».

Il s’agit d’une part de la suite Office composée d’Excel, de Word, d’Outlook, de PowerPoint, … dont la dernière version annoncée en janvier dernier est logiquement appelée Office 2013. Il s’agit d’autre part avec Office 365 d’un ensemble de services de collaboration et de communication basés sur des produits comme Exchange, SharePoint ou Lync.

Du point de vue du mode commercialisation, Office 365 fait généralement référence à un ensemble de services disponibles sur abonnement alors qu’Office 2013 se réfère à une licence perpétuelle de la suite Office installée sur un PC unique et identifié.

L’évolution multiplateforme d’Office


Prenant acte de la diversité croissante des outils à la disposition des utilisateurs, Microsoft fait évoluer Office vers le multi-plateforme :

Outre les versions d’Office traditionnellement installées sur un PC à base de processeur Intel, on trouve désormais une déclinaison pour tablettes Windows 8 à base de processeurs ARM (les tablettes Windows RT) sans oublier une version Windows Phone en attendant l’arrivée, probablement en 2014, de versions conçues pour iPad et Android.

Office est de surcroît disponible sous la forme de Web Apps sans oublier une version « On Demand » qui permet à un utilisateur d’installer en quelques minutes une application Office sur n’importe quel PC auquel il a accès.

A noter que dans Office 2013, l’application OneNote est disponible en version Windows « classique » mais également sous la forme d’une application « Metro », c’est-à-dire utilisant la nouvelle interface tactile de Windows 8. A terme plus ou moins long, l’ensemble des applications Office seront déclinées en version « Metro ».

Les conséquences de ces évolutions

La multiplication des versions d’Office et du nombre de terminaux sur lesquels il peut être utilisé entraîne deux conséquences : La première est l’inadéquation croissante du modèle de licence traditionnel consistant à attacher les droits d’utilisation à un PC donné, la deuxième étant la nécessité de sauvegarder les données produites par Office dans le Cloud afin de permettre à l’utilisateur de pouvoir travailler sur un même document quel que soit le terminal à sa disposition à un moment donné.

Office 365 vise à répondre à ces deux problématiques tout en permettant à Microsoft de pouvoir s’assurer un flux de revenus constant découlant de la généralisation du modèle d’abonnement.

Orientation utilisateur plutôt que poste de travail


Jusqu’à une date récente, l’approche de Microsoft consistait essentiellement à proposer des contrats de licences en volume basés sur le nombre de PC installés dans l’entreprise.

Cette approche est très sérieusement mise en cause par les modifications des habitudes des utilisateurs induites par le BYOD. De moins en moins d’utilisateur sont rivés derrière un poste de travail unique et nombreux sont les utilisateurs mobiles dotés à la fois d’un PC fixe et/ou d’un portable, d’un smartphone et d’une tablette. En proposant d’installer Office 365 sur cinq terminaux différents pour un utilisateur donné, y compris dans certains cas pour un usage domestique, Microsoft adapte son modèle de licence aux usages émergents.

Pousser à la vente d’abonnements au détriment des licences

La plupart des entreprises achètent leurs licences en volume en souscrivant à des contrats de type Open, Select ou Accord Entreprise en fonction de leur la taille. Elles ont la possibilité de compléter ces contrats avec une option appelée « Software Assurance » leur permettant de bénéficier de mises à jour gratuites pendant les trois ans que dure cette option.

Le problème pour Microsoft est qu’une fois cette échéance passée, de nombreuses entreprises sont tentées de ne pas renouveler leur contrat et de conserver leurs logiciels pendant une durée indéfinie comme les y autorise l’éditeur.

Afin de remédier à cet inconvénient (du point de vue de Microsoft), la stratégie de l’éditeur consiste à pousser ses clients à opter pour un modèle de souscription perpétuelle.

Une fois ce contrat mis en place, une entreprise ne peut révoquer son contrat sans perdre automatiquement le droit d’utiliser les outils Office.

Même si en souscrivant à Office 365 l’entreprise bénéficie d’avantages non négligeables comme la possibilité d’installer Office sur cinq terminaux différents (pour un même utilisateur) ainsi que de disposer automatiquement de toutes les mises à jour, le coût global est assez conséquent comparé avec l’utilisation d’une même version de logiciel sur une période de cinq ou six ans.

Ce modèle est suffisamment attractif pour que Microsoft puisse envisager dans un avenir pas si lointain d’abandonner complètement les licences perpétuelles pour se concentrer sur le modèle de souscription. Si on regarde l’offre grand public et les prix d’Office 2013, on voit clairement que Microsoft pousse ses clients dans cette voie.
Les services Cloud d’Office 365


Prenant en compte le nomadisme croissant des utilisateurs, Office 365 propose l’enregistrement des données sur le Cloud par défaut. Cette fonctionnalité repose sur le service SkyDrive dont une déclinaison « SkyDrive Pro » est proposée aux clients Office 365.

Comme mentionné plus haut, Office 365 permet à l’entreprise d’installer Office 2013 sur cinq terminaux différents comme par exemple un PC fixe au travail et un autre à domicile, un portable, un smartphone et une tablette.

Avec pour objectif de proposer Office 365 sur la quasi-totalité des outils du marché (une fois qu’Office sera disponible sur Android et iPad), Microsoft permettra aux utilisateurs de pouvoir utiliser Office indépendamment de l’outil et du lieu considéré.

Les documents produits par l’utilisateur étant sauvegardés par défaut sur SkyDrive (ou le SharePoint de l’entreprise), un utilisateur pourra indifféremment accéder au même contenu depuis son PC, son portable, sa tablette ou son smartphone.

A noter que les installations d’Office pourront évoluer au fur et à mesure des besoins des utilisateurs qui seront libres de désinstaller une de ces versions d’une machine dont ils n’ont plus l’usage pour la reporter sur un autre device.

Autre fonctionnalité intéressante, Office On Demand qui permet en cas de besoin (en situation de déplacement par exemple) d’installer en quelques minutes Office sur tout PC à disposition puis de le désinstaller sans laisser de traces une fois le travail terminé.

Une décision importante pour l’entreprise

On le voit, Office 365 représente une évolution logique de la plateforme Office qui est repensée pour s’adapter au Cloud et prendre en compte de nouveaux usages plus en phase avec les changements des habitudes des utilisateurs et notamment du BYOD.

Dans le même temps, Office 365 devient un ensemble de services disponibles presqu’exclusivement sur abonnement ce qui est loin d’être neutre pour l’entreprise qui choisirait de basculer vers ce mode de commercialisation.

Les avantages d’une souscription Office 365 sont réels et tangibles, tout comme l’est également le coût qu’entraîne un abonnement si on le compara avec l’utilisation pendant un grand nombre d’années d’un outil dont les évolutions ne sont pas forcément indispensables à toutes les entreprises.

Reste à chaque entreprise de peser les avantages et inconvénients d’Office 365 et de déterminer un calendrier de migration ou de considérer au contraire les offres alternatives du marché.

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