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10 conseils pour bien rédiger ses emails

032113_0858_10conseilsp1.pngAuparavant, la communication interne et externe passait par des notes et des lettres écrites. Le délai de réception était plus ou moins long, car il dépendait du moyen de « transport » : la Poste ou le fax. Aujourd’hui, internet a instauré l’immédiateté.

Résultat, les salariés croulent sous les emails : 72 courriels sont reçus et 33 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur, selon une étude parue en mai 2011 de Radicati Group. Cette multiplication des échanges électroniques favorise la communication entre les services, mais aussi avec l’extérieur, les fournisseurs et parfois les clients.

Revers de la médaille, les salariés perdent beaucoup de temps à consulter leur messagerie et encore plus à lire en entier les courriers. Un tiers avoue être distrait dans son travail et près de 30 % y consacre plus d’une heure par jour à les traiter, selon une étude publiée fin 2012 par BVA.

Parmi tous ces courriers, certains ne retiennent pas l’attention ou n’incitent pas à leur lecture. En effet, il ne suffit pas d’écrire un email pour qu’il soit lu. Il convient de respecter quelques règles essentielles.

Utiliser l’email avec parcimonie

Il ne faut pas céder à la facilité. En quelques minutes, il est possible d’envoyer une petite note par email à différents collaborateurs. Mais la multiplication des courriers est une erreur trop souvent commise. Contrairement à une idée reçue, le même email envoyé plusieurs fois n’aura pas plus de chances d’être lu ; c’est l’effet inverse qui risque de se produire.

Réfléchir avant d’envoyer un email

Même s’il s’agit d’un échange d’informations à distance, il convient de prendre des précautions pour éviter d’écrire des erreurs, des malentendus (les sarcasmes et l’ironie sont à bannir) ou des termes qui pourraient être considérés comme « agressifs ». Des emails avec des phrases d’introduction telles que « vous m’avez récemment demandé… » ou « vous venez de me parler de… » sont davantage pris en compte. Il est donc indispensable de prendre quelques instants pour relire ses propos avant de les envoyer.

S’identifier et résumer le sujet

Pour éviter que des emails importants soient noyés au milieu d’une dizaine de courriers, il est indispensable de bien s’identifier pour que les destinataires les ouvrent et les lisent en priorité. Cette précaution passe notamment par le paramétrage du logiciel de messagerie. Il faut en effet mentionner son prénom et son nom dans le champ « Expéditeur ». Il convient par ailleurs d’indiquer ses différentes coordonnées dans la signature du courriel.

Ajouter un « objet » est également très important. Là aussi, il ne faut pas écrire n’importe quoi, mais prendre quelques secondes pour résumer précisément le message dans l’objet du courriel. Comme de très nombreux emails sont des réponses, il s’avère très efficace de ne conserver que la partie du texte auquel vous réagissez. Cela évite ainsi de surcharger le courriel.

Sélectionner les bons destinataires

C’est une règle d’or trop souvent négligée et qui contribue à la pollution des boites électroniques : un courriel doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s). Cela implique donc de limiter les destinataires mis en copie, soi-disant « pour information ».

Définir des priorités aux messages

Il est possible d’attribuer une priorité (importance) au message. Les personnes qui le recevront porteront alors une attention particulière. Mais cette option est à utiliser avec parcimonie, car si tous les emails sont envoyés en « haute priorité », ils ne seront plus crédibles.

Faire attention à l’orthographe

Même si le ton d’un email est moins formel que celui d’une lettre écrite, il faut toujours respecter les règles d’orthographe et de grammaire. L’absence de corrections est d’autant plus regrettable que tous les logiciels de messagerie et les webmails proposent de contrôler le texte avant l’envoi. Il ne faut pas non plus oublier la politesse, tout en évitant les formules alambiquées (du style « veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs »). Les expressions simples, du type « Bien à vous » ou « Cordialement » sont préférables pour ce genre de correspondance.

Réfléchir avant de transférer un email

La messagerie électronique est un formidable outil qui permet d’échanger des informations ou des commentaires. Mais la précipitation est mauvaise conseillère. Avant de transférer un courriel, il faut toujours se demander si son auteur est d’accord et si le sujet ne contient pas des propos privés ou confidentiels…

Éviter les informations confidentielles

L’email n’est pas le canal idéal pour transmettre des données sensibles ou personnelles sauf s’il s’agit d’un courrier sécurisé.

Faire court

La multiplication des emails engendre une augmentation du temps passé à les consulter plus ou moins rapidement. Il est donc inutile de rédiger des courriels trop longs. Aller à l’essentiel est préférable et laisser les détails superflus s’avère plus efficace.

Éviter des conversations privées

Le travail reste le travail. Ce n’est donc pas de la vie privée. Comme sur les réseaux sociaux, les emails ne doivent pas être utilisés pour critiquer ses collègues ou sa direction ou évoquer des soucis familiaux. Ils peuvent toujours être utilisés contre vous !

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