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Efficacité personnelle : comment mieux utiliser sa messagerie (deuxième partie)

Après avoir abordé dans une première partie les bonnes pratiques concernant la recherche, le classement, la gestion des contacts et des emails nous aborderons ici la gestion du temps avec le calendrier, nous aborderons quelques fonctions méconnues permettant de gagner en productivité et nous terminerons enfin par quelques recommandations concernant les dérives liées à un usage inapproprié de son outil de messagerie.

Le calendrier ou comment gérer efficacement le temps

Si l’utilisation de l’email a fini par s’imposer, il n’en est pas de même concernant le calendrier, un outil trop souvent négligé faute d’en percevoir le potentiel. Le calendrier, parfois appelé agenda, est un outil d’organisation personnelle qui reproduit les services d’un agenda « papier » traditionnel tout en apportant des fonctionnalités supplémentaires très utiles pour travailler en groupe.

L’outil calendrier permet de noter chaque rendez-vous mais également d’attacher tout type d’informations et de documents en relation avec l’évènement.

Rien n’empêche par exemple d’associer à un rendez-vous l’ordre du jour de la réunion, un plan d’accès copié depuis un site web ou encore un PDF ou un fichier Powerpoint en relation avec la discussion.

Une fois entré dans le calendrier, chaque rendez-vous ainsi que les objets associés sont indexés, tout comme les emails, et il devient alors possible de retrouver rapidement la date à laquelle doit intervenir une réunion ou bien les occurrences passées de divers évènements.

Si vous disposez d’un Smartphone connecté sur votre système de messagerie, il est probable que vous synchronisiez vos emails, vos contacts et votre calendrier sur votre téléphone portable.

La tenue de votre emploi du temps sur votre calendrier vous permet alors de disposer d’un planning constamment à jour et de prendre de nouveaux rendez-vous en situation de déplacement en les notant sur votre portable, ces rendez-vous étant automatiquement répercutés sur votre calendrier à votre retour au bureau.

Au-delà des gains de productivité personnelle, c’est sans doute l’organisation de réunions qui constitue un des points forts de la fonction calendrier.

Si l’entreprise dispose d’un système de messagerie permettant de partager les agendas, il devient très facile de planifier des réunions en interrogeant les calendriers des personnes concernées pour en déduire le moment où elles sont toutes disponibles.

Une fois la date de la réunion fixée, chaque personne concernée verra ce rendez-vous apparaître automatiquement dans son calendrier avec la faculté d’accepter ou au contraire de décliner cette invitation.

Quelques outils et bonnes pratiques permettant de gagner du temps

Parmi les centaines de messages arrivant quotidiennement dans nos boîtes surchargées, une proportion non négligeable mérite d’être supprimée immédiatement pour éviter d’encombrer nos disques durs. Il s’agit d’une bonne habitude permettant de gagner en visibilité.

Si les messages d’un destinataire donné justifient systématiquement d’un tel traitement, il est sans doute justifié de considérer ces messages comme du spam, c’est-à-dire du contenu indésirable qui doit être filtré avant d’arriver dans la boîte de réception. La plupart des applications de messagerie tout comme les webmails disposent d’un bouton « courrier indésirable » permettant de bloquer les messages à venir de l’expéditeur visé.

Attention toutefois à ne pas oublier de consulter régulièrement le dossier « courrier indésirable » de façon à récupérer les faux positifs c’est-à-dire les messages indûment filtré et qui nécessitent de réintégrer la boîte de réception. A défaut, vous courrez le risque de laisser passer des messages importants appelant des réponses rapides.

On veillera également à ne pas multiplier au-delà du raisonnable le nombre de souscriptions à des listes de diffusion.

On peut également gagner du temps en utilisant une signature pré enregistrée que l’on ajoutera d’un simple clic à un courriel.

Si l’on utilise Office, il est conseillé d’utiliser les options de correction automatique dans Word permettant de définir des abréviations qui viendront s’insérer automatiquement dans le corps du message.

Dans l’hypothèse où l’envoi d’un message type est fréquemment utilisé, il est recommandé de créer autant de messages types que nécessaire en les stockant dans un dossier approprié. On pourra ainsi gagner beaucoup de temps en évitant de ressaisir des réponses similaires en réponse à des questions génériques.

Notons enfin dans Outlook 2010 la présence d’un outil appelé « Actions rapides » qui permet d’automatiser des actions répétitives comme de transférer un message à destination d’un groupes de destinataires, de classer un message dans un dossier particulier, …

Il s’agit d’un outil permettant à tout utilisateur de programmer une action sans pour autant nécessiter d’être un développeur.

Quelques écueils à éviter

Bien qu’un outil comme Outlook soit particulièrement riche fonctionnellement, il importe d’en comprendre les limites pour éviter de tomber dans certains pièges.

Le premier est de considérer Outlook comme la solution à tous les problèmes et de l’utiliser pour des usages pour lesquels il n’a pas été conçu. En particulier, Outlook ne saurait se substituer à une plateforme de collaboration.

Un grand nombre de courriels sont échangés en vue de travailler sur un projet d’équipe. Les messages échangés dans ce contexte comportent généralement une ou plusieurs pièces jointes que les destinataires devront étudier, amender et renvoyer. Tant que le nombre de documents et d’itérations reste limité, on pourra se baser sur un système de messagerie pour ces échanges.

Le risque est qu’à compter d’un certain palier, l’inflation du nombre d’envoi, des différentes révisions de documents rende impossible un suivi efficace et fasse au bout du compte perdre du temps.

Lorsqu’on se rend compte que l’on passe beaucoup de temps à rechercher la dernière version du budget, que la taille de son fichier de données tend à augmenter exponentiellement, il est sans doute temps de considérer un outil plus approprié comme SharePoint par exemple.

Un autre écueil classique consiste à laisser grossir indéfiniment son fichier de données en omettant de le purger de temps à autre et de le sauvegarder. En cas d’accident, panne du disque dure, perte du portable … le risque de perdre des mois voire des années de travail n’est pas à négliger.

Même si ce risque est considérablement réduit si l’on utilise un système de type Webmail, il est recommandé de ne pas considérer son outil de messagerie comme un disque dur sans limite de capacité dans lequel on pourrait stocker indéfiniment tout type de contenu.

Il est recommandé au contraire d’enregistrer régulièrement les pièces jointes importantes dans le disque dur et de ne pas omettre de faire régulièrement des sauvegardes de celui-ci.

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