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Efficacité personnelle : comment mieux utiliser sa messagerie (première partie)

Pour de nombreux salariés, Outlook ou son équivalent Webmail représente l’application la plus utilisée au quotidien. La messagerie électronique est devenue au fil des ans un outil central autour duquel se sont greffées la gestion des contacts, de l’emploi du temps, celle des tâches et des réunions, …. Compte tenu du rôle essentiel joué par cet outil, il importe d’en comprendre et d’en maîtriser les services de base. Revue des bonnes pratiques et conseils d’utilisation.

La messagerie est très souvent la première application que l’on consulte en débutant sa journée.

Prendre connaissance des messages arrivés dans la nuit, scruter les réponses aux messages envoyés, essayer tant bien que mal de trier l’urgent, jeter un coup d’œil à son emploi du temps, classer les messages importants, archiver des pièces jointes, passer en revue les tâches à accomplir … Telles sont pour des millions de salariés les premières étapes incontournables de la plupart des journées de travail.

Si nous passons beaucoup de temps, trop diront certains, à traiter des messages autant essayer de le faire efficacement et donc d’essayer d’utiliser au mieux les outils à notre disposition

Rechercher et classer ses messages

La fonction de recherche d’Outlook est un outil puissant mais souvent méconnu.

Cliquer à l’intérieur du cartouche « Rechercher Boîte de réception » ou utiliser le raccourci clavier « CTRL +E », a pour effet de faire apparaître un menu contextuel exposant les principaux outils de recherche.

Ces outils permettent par exemple de sélectionner les messages d’un correspondant spécifique (l’icône « De ») tout en spécifiant que l’on veut filtrer sur les messages qui « Possèdent des pièces jointes » et en précisant enfin les messages « Avec indicateur ». On peut ainsi sélectionner le ou les messages voulus parmi des milliers en évitant de faire défiler des pages écrans interminables.

Mais si Outlook ou un Webmail permet de retrouver un message à partir de mots-clés, encore faut-il savoir ce que l’on cherche …

Il arrive parfois que l’on ait du mal à se rappeler l’auteur du message ou le nom de la pièce jointe dont on a pourtant un besoin urgent !

Une solution simple consiste à classer ses messages dans des dossiers qui vont permettre de stocker les courriels relatifs à un projet, un client ou tout autre sujet.

Si ce classement peut se faire manuellement via un simple « glisser-déplacer » on peut également tirer parti des outils d’automatisation qui permettent facilement de créer des règles et ainsi d’aiguiller les messages entrants dans les dossiers voulus.

Dans l’exemple suivant, un clic droit sur un message permet d’invoquer l’outil « Règles » d’Outlook qui définit les traitements à appliquer sur le courriel considéré, sans qu’il soit besoin d’être un programmeur.

On peut par exemple stipuler que tous les messages contenant un objet particulier ou émanant d’une personne spécifique soit automatiquement classés dans un dossier particulier, voire qu’ils soient acheminés dans le dossier « Courrier indésirable ». Une méthode très efficace pour gagner du temps !

Utilisation du Cc et du Cci

Il est important de comprendre le bon usage des destinataires en copies (Cc ou Carbon Copy) et en copie invisible (Cci).

La mise en œuvre de cette dernière fonction suppose d’avoir sélectionné l’option « Cci » dans la fenêtre de rédaction d’un message :

Chaque destinataire principal d’un message doit se trouver dans la fenêtre A …, les destinataires en copie pour information seront dans la fenêtre Cc … et enfin les destinataires que vous êtes seuls à connaître et qui n’apparaîtront pas dans le message envoyé seront entrés dans la fenêtre Cci …

Le respect de ces règles permet d’éviter des bévues dont les conséquences peuvent parfois être assez lourdes pour l’expéditeur du message.

Gestion des contacts

L’outil « Contacts » permet de centraliser les informations relatives aux correspondants habituels, ce qui s’avère souvent très utile en déplacement après avoir synchronisé ces informations sur un Smartphone.

Encore faut-il pendre la peine de renseigner ces informations dans l’outil Contacts.

Pour entrer un nouveau contact, il suffit de faire un clic droit sur son adresse de messagerie ce qui aura pour effet de créer une nouvelle entrée. Il suffira ensuite de compléter les champs nom, prénom, société, … pour se constituer rapidement une base de contacts personnelle disponible à tout moment.

A noter que ces contacts peuvent être par la suite regroupés pour constituer des listes de diffusion et ainsi simplifier l’envoi d’un message à un ensemble de correspondants.

Marquer ses emails pour les hiérarchiser

Dans l’urgence d’un début de journée, il est fréquent de ne pas disposer du temps nécessaire pour traiter ses messages. On aura alors recours aux outils permettant de « flagger » un message afin de pouvoir y revenir ultérieurement. La copie d’écran ci-après permet d’affecter un drapeau (flag en anglais) à un message après l’avoir sélectionné et effectué un clic droit. Le même procédé permet de « classer » ses messages, c’est-à-dire de leur attribuer un code couleur correspondant à une catégorie.

L’importance d’une discipline dans l’organisation du temps et la gestion de ses messages.

La multiplication des messages reçus a pour corollaire l’inflation du temps consacré à leur gestion au point que certains salariés y consacrent parfois plusieurs heures par jour !

Face à ces dérives, il est nécessaire de s’organiser et de consacrer des plages horaires bien définies à cette tâche, seule solution pour éviter d’être stoppé en permanence par des messages entrants et de pouvoir se consacrer à des travaux nécessitant une réflexion ininterrompue.

On essayera d’éliminer immédiatement les messages ne présentant aucun intérêt tout en regardant brièvement le contenu de son dossier « courrier indésirable » afin de s’assurer que des messages importants ne s’y trouvent pas !

Une journée de travail commencera par un rapide balayage des messages arrivés, par la réponse aux demandes de réunion et l’organisation de sa journée.

On prendra soin de supprimer immédiatement les messages indésirables et on marquera comme non lus les courriels sur lesquels il sera nécessaire de revenir le moment venu.

Dans une deuxième partie, nous traiterons de fonctions supplémentaires comme l’outil calendrier, la gestion des tâches, les formats de message…

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