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Le bureau sans papier : mythes et réalités

Apparu dans les années 80, le thème du bureau sans papier a pris sérieusement du plomb dans l’aile. Loin de se réduire, le volume d’impression des documents continue de progresser en dépit ou à cause de l’explosion du numérique. Si le zéro papier semble un objectif inatteignable, des solutions existent pour réduire cette progression comme le rappelait l’AIIM lors de sa journée « sans papier » du 27 octobre dernier.

En 1975, un consultant d’Arthur D. Little prédisait que dans les années 90, la plupart des documents seraient traitées sous forme électronique. On sait ce qu’il est advenu de cette prédiction !

L’enjeu est pourtant d’envergure. Selon l’AIIM (Association for Information and Image Management) les organisations (entreprises, organismes publics, …) sont à l’origine de mille milliards de documents imprimés, copiés ou faxés par an. Soixante-deux pour cent des archives des entreprises sont conservées sous forme papier. Dans les années à venir, l’impression papier devrait passer de 320 millions de tonnes imprimées chaque année à environ 450 millions de tonnes en 2030.

Autre constat accablant, près de la moitié des entreprises européennes sont confrontées à des problèmes pour gérer les informations en leur possession tandis que 59% se disent préoccupées par l’espace excessif que consomme le stockage des documents papier.

A contre-courant des idées reçues, la multiplication des informations sous forme numérique ne réduit pas la consommation de papier, au contraire … Selon l’AIIM, les entreprises doivent gérer près de dix fois plus d’informations papier aujourd’hui qu’il y a cinq ans.

Pour prendre le seul exemple de la sécurité sociale, ce ne sont pas moins de 750 millions d’ordonnances que cet organisme doit gérer chaque année, documents dont le stockage n’occupe pas moins de 424 km d’archives … La sécurité sociale se lance donc dans un vaste chantier de dématérialisation des ordonnances sur plusieurs années qui commencera dans les pharmacies pour se poursuivre jusque dans le cabinet des médecins.

Dans le même temps, de plus en plus d’entreprises sont engagées dans des efforts similaires visant à dématérialiser tout ou partie des processus de facturation, de gestion de la paye, de déclarations de TVA …

Si la dématérialisation représente une approche efficace pour le traitement de données structurées issues de l’entreprise elle-même, les choses se compliquent lorsqu’il s’agit de gérer les innombrables documents que sont les plaquettes fournisseurs, les mémos, les courriers clients, les emails, les formulaires …

Face à ce déluge d’imprimés, l’AIIM prodigue quelques pistes pour contenir ce déluge de papier.

Les préconisations de l’AIIM


Ecarter l’objectif du sans papier pour se concentrer sur le papier utile

Il est illusoire d’imaginer qu’une entreprise puisse complètement supprimer tout document papier, ne serait-ce que pour des raisons réglementaires. Plutôt que de s’atteler à un objectif inaccessible, mieux vaut analyser les différents types de données en circulation dans l’entreprise et mettre en place une stratégie de stockage hybride prenant en compte l’information numérique, tout comme celle sous forme papier, dans le cadre d’une stratégie cohérente.

Organisation et segmentation des informations

Pour prolonger le point précédent, l’entreprise aura intérêt à définir des stratégies de stockage reposant sur la criticité des documents à conserver. Quels sont les documents les plus demandés en interne ou par des tiers ? Quels documents justifient-ils d’une accessibilité immédiate ? Quels sont les documents qui peuvent faire l’objet d’un stockage externe ? …

En procédant à cette analyse, les entreprises pourront concentrer leurs ressources sur les documents les plus utiles à leur fonctionnement.

Externaliser le stockage

La conservation d’archives volumineuses sur site représente un coût important. Une entreprise gagnera à mettre en place un processus de numérisation des documents utiles à l’entreprise, les autres étant stockés hors site jusqu’à leur destruction planifiée.

Mettre en place une stratégie de capture des informations

Bien qu’il soit relativement aisé de scanner tout type de document papier entrant dans l’entreprise, cette numérisation ne saurait à elle seule constituer une capture utilisable de l’information. Il est nécessaire de s’appuyer sur des outils capables d’analyser l’information entrante afin d’en extraire et d’indexer les données nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Déployer une solution de gestion électronique de documents

La GED (gestion électronique de documents) qui faisait, jusqu’à une date récente, office d’application réservée aux grands groupes tend aujourd’hui à se généraliser du fait de son intégration dans des plateformes collaboratives comme SharePoint de Microsoft. Cet outil permet entre autres de définir un référentiel de données permettant d’indexer automatiquement les données produites dans les différents services et ainsi d’en faciliter l’accès d’une façon cohérente à travers l’entreprise.

Les risques

Stocker un volume croissant de documents sous forme numérique, c’est également faciliter l’accès de ces données aux cybercriminels pour peu que ces données ne soient pas suffisamment protégées.

Qui plus est, le stockage numérique soulève la question de la pérennité des supports et des formats utilisés. Il convient de prendre en compte les coûts de maintenance d’un système d’archivage digital qui doit nécessairement être réévalué périodiquement pour s’assurer que les informations restent accessibles via les outils et les technologies du moment.

Une baie de disques durs ou un archivage sous la forme d’une librairie de disques optiques deviendront obsolètes au bout de dix à quinze ans, les formats de stockage ayant certainement beaucoup évolué pendant cette période. A titre de comparaison, la durée de vie du papier est estimée à environ cinq siècles …

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