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Faire face à la prolifération des emails : constats et conseils

Selon un rapport publié récemment par l’ORSE, 38 % des salariés reçoivent plus de cent messages par jour. Délicate à gérer, cette multiplication des courriels est le plus souvent stressante et contre-productive. Il existe heureusement des méthodes permettant d’être moins dépendant de sa messagerie électronique.

Les chiffres présentés dans le rapport diffusé en octobre 2011 par l’observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse) donnent la mesure d’un phénomène alarmant.

Selon cette analyse, qui cite plusieurs études indépendantes, plus de la moitié des salariés passent près d’un tiers de leur temps de travail à gérer leurs emails. Plus de deux heures à lire (le plus souvent en diagonale pour aller vite…) des messages. En outre, « 65 % des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, mais le font en réalité toutes les cinq minutes ».

Sachant qu’il faut à l’esprit humain 64 secondes en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée après une interruption (comme par exemple lors de l’arrivée d’un message), ce zapping permanent a pour conséquence une baisse de la productivité.

Illustration extraite du rapport de l’Orse

Prenant appui sur des travaux menés par des chercheurs et les retours d’expérience des entreprises et des syndicats, l’ORSE constate en effet une montée du sentiment d’urgence permanent et d’isolement face à la prise de décision, une intrusion dans la vie privée (tendance exacerbée par la diffusion des smartphones et netbooks que les cadres emmènent chez eux), une remise en cause des collectifs de travail par une amplification des conflits, etc.

« no email friday »

Cette surcharge de travail et l’accroissement de la pression psychologique qui en découle n’est pas surprenante.

« Les outils se sont imposés à leurs utilisateurs – salariés notamment – sans une réelle appropriation de leur part », note l’ORSE.

Le plus inquiétant est que ce constat n’est pas récent. En 2007, deux sociétés américaines, Intel et Deloitte & Touche, ont banni l’utilisation des emails le vendredi pour obliger leurs salariés à se parler directement. Pour les spécialistes, ce « no email friday » ne résout pas le problème des quatre autres jours de la semaine !

Autre initiative, celle prise par Thierry Breton, PDG d’Atos Origin, de supprimer la messagerie électronique d’ici trois ans au profit des outils collaboratifs tels que les réseaux sociaux, la visioconférence ou le portail intranet de l’entreprise.

Là aussi, cette décision ne permettra pas pour autant de réduire la pression et le stress.

Cette initiative ne fera sans doute que déplacer le problème. On observe que de plus en plus d’employés utilisent ces plates-formes communautaires pour échanger des messages et « chatter » en permanence…

« Les entreprises doivent intégrer dans leur stratégie RSE (responsabilité sociale et environnementale) une réflexion éthique sur l’usage des outils électroniques de communication pour qu’ils soient au service du bien commun, des entreprises comme des salariés », estime Daniel Lebègue, président de l’Orse.

Être moins dépendant

Pour réduire les risques psychosociaux, l’organisme propose deux chartes aux entreprises.

La première consiste en un ensemble de recommandations liées aux outils informatiques et bureautiques. La seconde vise à limiter la perte de temps, le stress, les conflits, la surcharge informationnelle et à améliorer la motivation des salariés.

Il n’en reste pas moins que les communications électroniques font désormais partie du quotidien des salariés. Il convient donc de maîtriser le fonctionnement de son outil pour gérer sa messagerie. Les logiciels d’emails (Outlook, Thunderbird…) et les webmails comme Gmail et Hotmail offrent un certain nombre d’outils permettant de gagner du temps dans le traitement des messages.

La première règle est d’éviter d’être constamment sollicité par les messages entrants.

Il existe deux solutions. La première consiste à ne lancer son logiciel que deux à trois fois par jour. La seconde option consiste à aller dans les préférences de ces applications et de les configurer de façon à ce qu’elles ne relèvent le courrier automatiquement que toutes les 30 ou 60 minutes par exemple.

C’est un bon moyen pour éviter d’être déconcentré trop souvent. Ces deux approches ne sont pas pour autant adaptées à toutes les fonctions, certaines ayant besoin de réponses rapides.

Il est nécessaire de bien organiser sa messagerie en créant des sous-dossiers afin que les emails soient plus facilement retrouvés.

Les logiciels spécialisés tout comme dans une moindre mesure les webmails permettent de créer différents types de filtres (par expéditeur, sujet, date…) pour un traitement des messages à l’arrivée.

De nombreux paramètres sont disponibles dans Outlook 2010 tels que le classement « par conversation »

Le classement permet de gagner du temps et réduit la fatigue oculaire engendrée par la recherche d’un message spécifique dans sa messagerie.

Autre option intéressante : le message d’absence. Les logiciels et les webmails permettent de définir un message d’absence (indiquant par exemple la personne à contacter dans l’attente de votre retour) que vos correspondants recevront automatiquement.

Veillez aussi à limiter le nombre de destinataires de vos messages. Inutile en effet d’envoyer « à tous » un document qui ne concerne précisément qu’un service.

Enfin, la création de règles automatiques et des alertes permet de gagner un temps précieux lors du classement des mails reçus en boite de réception.

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