Dématérialisation des documents : les nouvelles obligations réglementaires

De plus en plus d’entreprises « dématérialisent » afin de réduire leurs coûts de gestion et d’impression. Cette évolution est encouragée par l’administration qui multiplie les initiatives en faveur des déclarations numériques. Tour d’horizon des nouvelles obligations en la matière.

Le mouvement semble inéluctable. La multiplication des projets de dématérialisation va avoir pour conséquence une réduction importante de la consommation d’imprimés dans les entreprises pour commencer à s’approcher de l’idéal d’un « bureau sans papier ».

Il y a quelques années, une étude réalisée par IPSOS indiquait que chaque salarié français imprimait 28 pages par jour en moyenne.

Ces impressions commencent à être de plus en plus remplacées par des flux numériques.

Cent cinquante à deux cent millions de factures électroniques ont ainsi été échangées sur le marché français en 2009, enregistrant une croissance annuelle supérieure à 40%.

Cette tendance devrait s’accentuer dans les prochains mois à l’initiative de l’administration qui va appliquer les dispositions de la Loi de modernisation de l’économie (août 2008) à partir du 1er janvier 2012. L’État et les collectivités territoriales seront autorisés à recevoir leurs factures « fournisseurs » sous forme dématérialisée.

Le nouveau champ d’application des télédéclarations

La télédéclaration va rapidement s’imposer aux entreprises. Fin septembre, le ministère de l’Économie et des Finances a précisé que les sociétés réalisant plus de 230 000 € de chiffre d’affaires (contre 500.000 € auparavant) doivent désormais effectuer leurs déclarations administratives par Internet.

Cette obligation concerne la déclaration et le paiement de la TVA, le dépôt des demandes de remboursement de crédit de TVA, le paiement de l’impôt sur les sociétés, le paiement de la taxe sur les salaires (pour les entreprises qui ont l’obligation de télépayer l’impôt sur les sociétés) et enfin le télérèglement ou le prélèvement (mensuel ou à l’échéance) pour le paiement de la cotisation foncière des entreprises (CFE).

Déclarations sociales

A terme, toutes les données sociales et administratives seront également dématérialisées.

Ainsi, les déclarations annuelles des données sociales de 2011 devront être réalisées uniquement au moyen de la nouvelle norme 4DS de la DADS-U (Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée) à partir du 1^er janvier prochain.

Autre obligation: l’attestation employeur devra être envoyée électroniquement dès le 1er janvier 2012.

Cette obligation concerne toutes les entreprises de plus de dix salariés procédant à une rupture ou fin de contrat de travail d’un de leurs salariés.

Mais cette procédure n’est pas entièrement électronique. Une fois reçue, Pôle Emploi produira en effet une version papier de l’attestation employeur au format PDF qui sera insérée dans un email ou dans le compte rendu de retour de la déclaration (CRA). Une fois ce document réceptionné, l’entreprise remettra une version papier à son salarié.

L’administration met en place des outils permettant de faciliter ces transitions. Citons notamment le portail Net-entreprises.fr, qui comptabilise plus de 2 millions d’entreprises inscrites. Cet organisme se propose de remplir et de transmettre en ligne une bonne partie des déclarations sociales via un partenariat avec 15 organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, UNEDIC, FFSA, AGIRC-ARRCO, etc.).

Les obligations liées à la facturation électronique

Au-delà de toutes ces obligations réglementaires, la numérisation des flux concerne toute la chaine administrative et comptable des entreprises.

L’impact le plus important se trouvera du côté des factures « fournisseurs » et « clients ».

La dématérialisation permet d’automatiser leur production et leur diffusion tout en optimisant les coûts de fonctionnement. Elle permet notamment d’obtenir un retour sur investissement rapide.

A titre indicatif, le coût de production et de traitement d’une facture classique (non dématérialisée) est évalué à dix euros. Le traitement numérique de cette même facture génère environ cinq euros d’économie.

Mais certaines règles notamment fiscales (concernant entre autres  la TVA et l’impôt sur les sociétés) doivent être respectées. Un simple PDF transmis par email ne peut légalement se substituer à une facture traditionnelle.

Le remplacement de la facture papier par une facture électronique ne peut se faire qu’à condition de respecter les règles définies par le législateur (Code Général des Impôts : art. 289 bis et 289V, art. 96F de l’annexe III ; § 267 à 351 du Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003).

Cela passe notamment par l’établissement d’une convention entre les parties concernées ainsi que par l’utilisation de certificats de sécurité attestant de l’authenticité des documents.

La nécessité d’une assistance

La mise en place de la dématérialisation implique de maitriser les différents outils (scanning, Lecture Automatique des Documents – LAD- Reconnaissance Automatique des Documents – RAD) de la dématérialisation.

Une bonne maitrise des applications comptables et financières permettant de dématérialiser les échanges entre ordonnateurs est également indispensable. Toutes les entreprises ne disposent pas des compétences internes nécessaires pour mener à bien de tels projets, ce qui les conduit souvent à faire appel à des sociétés spécialisées.