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Les services de webmails : une alternative aux clients de messagerie ?

Pour la majorité des entreprises, la gestion des emails et des contacts passe par un « client riche » de type Outlook et, dans une moindre mesure, par l’utilisation de Thunderbird ou d’autres logiciels payants. Le Cloud Computing apparait aujourd’hui comme une alternative sérieuse avec GMail mais aussi Office 365. Présentation non exhaustive des différentes solutions.

Jusqu’à l’apparition relativement récente du Cloud Computing, entreprises comme utilisateurs n’avaient pas réellement d’alternative aux applications « riches » pour ce qui concerne leurs besoins bureautiques et notamment leur messagerie. Outlook régnait en maître, parfois concurrencée par Lotus Notes, Thunderbird ou les applications de messagerie livré avec Windows comme Outlook Express.

L’arrivée de Hotmail il y a déjà dix ans, suivie par de nombreux services de messagerie hébergés ou webmail et notamment l’offre GMail de Google, a permis d’ouvrir le débat.

Chaque architecture présente des avantages et des inconvénients qui découlent de leurs origines et qui permettent de faire un choix en fonction du scénario d’utilisation envisagé.

Le client riche offre une richesse fonctionnelle qui fait souvent défaut au Webmail. Il nécessite en contrepartie une installation parfois complexe, un apprentissage afin d’en maîtriser les possibilités et présente l’inconvénient de devoir être installé sur chacun des postes sur lequel l’utilisateur est amené à travailler.

Le Webmail à contrario présente l’intérêt d’être immédiatement accessible pourvu que l’on dispose d’un navigateur. La contrepartie étant une présentation plus spartiate associée à une palette de fonctions souvent limitée et surtout l’impossibilité d’accéder à ses messages en l’absence d’une connexion Internet.

Outlook 2010

Intégré dans Office 2010, Outlook domine sans partage le marché des applications de messagerie traditionnelles. Cet outil est doté d’une qualité majeure qui constitue également son principal défaut : sa richesse fonctionnelle a pour contrepartie la nécessité d’un minimum de formation afin de pouvoir en exploiter le potentiel.

Avec cette dernière version, Microsoft a néanmoins réussi le pari de rendre plus abordable cet outil utilisé majoritairement en entreprise. Outlook 2010 peut donc être également utilisé par le grand public à la recherche d’un outil capable de gérer efficacement ses emails, ses rendez-vous, ses contacts et ses tâches. Des améliorations importantes relatives à l’ergonomie étaient apparues avec Outlook 2007 et notamment le fameux ruban également présent dans Word et Excel. Avec cette grosse « barre » de menus, il est aisé de passer d’un ensemble de fonctions à d’autres, de mettre en œuvre des fonctions complexes et enfin de découvrir l’existence de fonctions dont on ne soupçonnait pas l’existence (après un temps d’apprentissage néanmoins…).

De plus, Outlook 2010 peut être personnalisé de façon à inclure des onglets adaptés à chaque style de travail. C’est le cas notamment des « actions rapides » faciles à configurer et permettant d’accéder en un seul clic aux commandes le plus souvent utilisées.

Le cru 2010 apporte d’autres changements. L’un des plus pratiques est le regroupement sous forme de « conversations » d’un ensemble d’emails reprenant l’historique des échanges avec un ou plusieurs interlocuteurs. Cet affichage améliore le suivi et la gestion des messages apparentés, quel que soit le dossier qui contient les messages. Il est possible d’y visualiser l’intégralité du fil de la conversation.

Une autre évolution bienvenue concerne la recherche. Dans l’édition 2010, il est plus facile d’affiner les résultats d’une requête en cliquant sur des icônes permettant de sélectionner des critères de recherche tels que l’expéditeur, les mots clés ou la présence de pièces jointes. Enfin, la vérification de l’orthographe peut être appliquée à davantage d’endroits tels que les lignes d’objets des messages, les tâches et les demandes de réunions. Concernant la partie calendrier, celle-ci permet de créer plusieurs agendas et de les synchroniser avec votre smartphone ou via le calendrier d’un webmail comme GMail.

Thunderbird

Proposé gratuitement par la Fondation Mozilla (qui propose aussi le navigateur Firefox), ce logiciel de messagerie s’est beaucoup amélioré. Son principal atout reste le même : la simplicité d’utilisation. Cette facilité d’usage se trouve dès son installation avec le nouvel assistant de création de comptes qui est capable de rechercher automatiquement les paramètres (IMAP, SMTP, SSL/TLS) à partir d’un login et d’un mot de passe, quel que soit le FAI ou le Webmail utilisé !

Les dernières versions, qui ne cessent de se multiplier depuis un an, permettent à Thunderbird de se rapprocher d’Outlook. Parmi les nouveautés, on trouve la possibilité de personnaliser la barre d’outils et d’affiner l’affichage et la gestion des messages grâce à l’apparition d’onglets explicites. Chaque email ouvert s’affiche également dans un nouvel onglet pour faciliter son traitement. La gestion des dossiers permet maintenant de passer des dossiers classiques aux dossiers préférés ou encore à ceux contenant des emails non lus. Très pratique, la création de dossiers dits « virtuels » s’effectue d’un simple clic droit.

Comme avec Outlook, la recherche est plus complète et pratique. Cette option bénéficie entre autre de la présence de filtres permettant d’affiner la requête par expéditeur ou par mot-clé.

Office 365

Cette offre ambitieuse de Microsoft combine les avantages d’un webmail et d’un client riche en laissant le choix entre l’utilisation du client Outlook ou de son équivalent Web.

Office 365 consiste en un ensemble d’outils de productivité et de collaboration fournis via le cloud. Les utilisateurs peuvent travailler ensemble, où qu’ils soient, en accédant à leurs courriers électroniques, conférences Web, documents et calendriers depuis les applications Office ou leur version Web.

Une console d’administration simple à utiliser permet aux administrateurs du service informatique de contrôler les comptes des utilisateurs, les droits d’accès et le déploiement à l’échelle de l’entreprise.

Mais comme les webmails, Office 365 n’est pas à la merci d’une panne. Le 18 août dernier, le service est devenu inaccessible à certains utilisateurs dans l’après-midi. Environ 3 h après le début de l’incident, Microsoft a commencé à rétablir le service. L’Europe et la région Asie/Pacifique n’ont pas été touchées.

GMail

Destiné dans un premier temps aux particuliers, le service de Google est disponible dans une version destinée aux entreprises appelée Google Apps. Début aout, Google a débuté un service proposant des appels téléphoniques (VoIP) via GMail, de quoi s’attaquer à Skype racheté récemment par Microsoft.

Google Apps se compose de GMail et d’un ensemble d’applications bureautiques accessibles depuis tout navigateur comme depuis des mobiles et notamment des terminaux Android.

Récemment, l’interface de GMail a introduit un panneau de visualisation. Cette fonctionnalité similaire à celle présente dans Outlook (encore au stade d’expérimentation cet été) a été baptisée « Volet d’aperçu » et permet de disposer d’un volet de visualisation des messages à côté de la liste des conversations, et d’offrir ainsi dans Gmail un mode trois panneaux en comptant la colonne de gauche usuelle.

Google a enfin annoncé récemment la possibilité d’utiliser GMail en mode déconnecté depuis les notebooks équipés du système Chrome.

Windows Live Mail

Six ans après la sortie de la dernière version d’Outlook Express, Microsoft a présenté son successeur Windows Live Mail. Il intègre la fameuse barre de menu « Ruban » inaugurée avec Microsoft Office.

Pour ce qui est des nouveautés la configuration de Windows Live Mail 2011 est désormais simplifiée tout comme l’intégration de photos dans un courriel. Enfin, les échanges mails pourront s’afficher sous la forme de conversations.

Le calendrier est également amélioré puisqu’il est possible de le partager plus facilement et de le consulter depuis sa boîte de réception.

Comment choisir ?

Mobilité et richesse fonctionnelle ont longtemps représenté les lignes de démarcation entre le Webmail et le client traditionnel. Les frontières sont pourtant en train de s’estomper entre d’une part des Webmails qui commencent à fonctionner même en mode déconnecté et d’autre part des applications clientes qui sont disponibles en version Web tout comme en version mobile.

Pour beaucoup d’entreprises qui ne sont pas prêtes à faire le saut du tout web, l’option « client riche » à la Outlook représente la solution la moins risquée, même si elle implique en contrepartie une certaine lourdeur dans l’installation et l’administration.

Pour les petites structures, les équipes géographiquement dispersées, un service Webmail comme GMail ou Office 365 peut certainement faire l’affaire avec à la clé une rapidité de déploiement, une interface plus rapidement maîtrisée même si cela doit se faire au détriment de la richesse fonctionnelle.

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