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La lettre recommandée électronique enfin réglementée !

Il est désormais possible de s’appuyer sur l’Internet pour envoyer des courriers recommandés. Le mode opératoire est malgré tout peu évident et ce procédé se heurte à un certain nombre de problèmes qui risquent d’en limiter l’adoption. Description du fonctionnement et des limites de la LRE ou lettre recommandée électronique.

Le gouvernement a pris son temps. Promulgué il y a cinq ans, l’article 1369-8 du Code Civil prévoyant une Lettre recommandée électronique (LRE) a vu son décret d’application publié dans le Journal Officiel du 4 février 2011. Ce décret n° 2011-144 concerne l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique « pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat ». Cette précision signifie, à priori (des juristes vont se pencher sur la question), qu’une LRE ne peut être utilisée pour la rupture d’un contrat. Un employeur ne pourrait donc pas envoyer une lettre de licenciement ou une convocation à un entretien préalable par recommandé électronique. Ce décret précise aussi que les courriers de l’administration ne peuvent être acheminés par ce procédé électronique.

Comme pour une lettre recommandée classique (apportée par le facteur), il y a trois parties : un opérateur (l’équivalent de la Poste), un expéditeur et un destinataire. Le décret fournit les principales informations (devoirs et obligations) mais reste, hélas, trop vague sur certains points essentiels.

L’identification du tiers

Le tiers (l’opérateur) chargé de l’acheminement doit être identifié de la manière suivante :

  1. S’il s’agit d’une personne physique, par son nom et son prénom, et s’il s’agit d’une personne morale, son nom, statut et forme juridique ;
  2. L’adresse géographique où elle est établie, son adresse de courrier électronique, des coordonnées permettant d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec elle ;
  3. Le cas échéant, le numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
  4. Si son activité est soumise à un régime d’autorisation, le nom et l’adresse de l’autorité l’ayant délivrée.

Une fois ces vérifications faites, le procédé est simple. Lors du dépôt d’une LRE, l’expéditeur doit indiquer un certain nombre d’informations et notamment son nom, prénom ou sa raison sociale, son adresse email et son adresse postale. Il doit aussi préciser le nom, le prénom (ou la raison sociale) et les adresses électronique et postale du destinataire.

Ensuite, il sera informé de la réception ou de la non-réception du courrier recommandé électronique.

Le tiers (il peut s’agir de La Poste ou d’une entreprise privée) transmet ensuite à l’expéditeur une preuve du dépôt. Il informe le destinataire, par courrier électronique, qu’une lettre recommandée va lui être envoyée et qu’il a la possibilité dans un délai de 15 jours de l’accepter ou de la refuser. S’il l’accepte, le tiers lui transmet la lettre par courrier électronique et conserve pendant un an la preuve de cet envoi. Ces informations seront accessibles par l’expéditeur sur simple demande.

Si l’expéditeur a choisi l’option avec avis de réception, le tiers adresse à l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai prévu, un courrier électronique reprenant les informations prévues (notamment le numéro d’identification de l’envoi et la date et l’heure du dépôt électronique du message), complétées par la date et l’heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l’absence de prise de connaissance de celle-ci.

Le refus de la LRE

Attention toutefois. Si le destinataire est un particulier, il peut refuser ce mode électronique.

Ce n’est pas le cas par contre pour une entreprise. En cas de refus d’un particulier, le tiers a l’obligation de convertir le document électronique en version papier sans que l’expéditeur ait quoi que ce soit à faire. Résultat, cette obligation pourrait augmenter le coût de la LRE car le tiers pourrait l’inclure dans le tarif de sa prestation.

Ce surcoût n’est pas la seule limite à ce procédé électronique. C’est surtout le cas concernant l’identité du destinataire. Selon le décret, la LRE doit être acheminée « par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire».

Mais que se passe-t-il si l’expéditeur communique une mauvaise adresse email ou si le destinataire – à qui l’identité de l’expéditeur est cachée – n’est pas le seul à consulter sa messagerie ? Quelle preuve aura-t-on que la personne qui a accepté ou refusé la LRE est bien le destinataire puisque la signature électronique n’est pas imposée. C’est la principale différence avec l’acheminement classique ; le facteur a l’obligation de vérifier l’identité de la personne en consultant des papiers d’identité.

Un décret inutile ?

Emmanuel Walle, avocat, recommande donc de coupler la LRE avec la signature électronique : « Cela permet d’assurer l’identité de l’expéditeur et du destinataire mais cela suppose d’être équipé d’une empreinte électronique propre ». Problème : Très peu de personnes possèdent et utilisent une signature électronique authentique…

Autre différence essentielle avec le bon vieux courrier, la difficulté à lire la LRE. Une fois l’enveloppe ouverte, le destinataire n’a aucune difficulté pour découvrir le contenu du courrier. Ce n’est pas évident en matière électronique. Ainsi, le décret ne précise pas le format auquel doit être envoyé la LRE : pièce-jointe (PDF, Word,…), page HTML distante ouverte dans un navigateur après un clic sur un bouton « j’accepte » ?

Dans une tribune publiée sur le Journal du net, Me Isabelle Renard, avocate associée au cabinet Racine, explique que « le courrier recommandé tout électronique ne peut pas se déployer de façon substantielle en l’absence de présomption sur la fiabilité de la date de réception. Les fournisseurs de recommandés « tout électroniques » devront encore attendre pour diffuser leurs offres. […] Le seul véritable apport du décret du 2 février est de pouvoir substituer à la Poste un autre prestataire agréé de services postaux. »

Autant d’inconnues et d’écueils qui pourraient transformer la LRE en lettre-morte…

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