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Les raisons du succès de SharePoint dans l’entreprise

Bien que beaucoup moins médiatisé que Windows ou Office, SharePoint représente un des succès majeurs de Microsoft en entreprise. A bien des égards SharePoint est à l’entreprise ce qu’Office est à l’individu: une plateforme composée de plusieurs outils intégrés ayant pour objectif d’augmenter la productivité. Présentation et analyse des raisons d’un succès.

SharePoint fait partie du club très fermé des produits logiciels ayant dépassé le milliard de revenus annuels et qui continue à se développer très rapidement.

Le succès de cette plateforme se mesure dans les statistiques d’usage : plus de 100 millions d’utilisateurs dans le monde dont deux millions en France, plus de dix-sept mille grandes entreprises utilisatrices dont un millier en France, des références majeures parmi lesquelles Starbucks, Ferrari, Coca cola ou encore Rhodia, Sony, Volvo, Ubisoft, France Telecom et Bouygues dans l’hexagone, sans oublier les nombreuses PME ayant adopté ce produit.

Comme déjà évoqué plus haut, SharePoint est à l’entreprise ce qu’Office est à l’individu : une boite à outils, un couteau suisse, ou encore un ensemble d’outils destinés à faciliter le traitement et le partage de l’information.

Combler un vide

Les débuts de l’informatique en entreprise ont consisté dans l’automatisation de processus métiers structurants à l’instar de la facturation, la prise de commandes, les réservations pour les compagnies aériennes, la gestion de production, les applications métiers …

Ces applications de production ont permis de générer des gains de productivité importants en ignorant cependant la prise en compte des processus informels qui représente pourtant une part importante de l’activité de toute organisation.

SharePoint peut être considéré à cet égard comme un complément naturel aux applications de production.

Il s’agit d’une plateforme permettant de répondre aux besoins de collaboration « ad hoc » qui existent dans toute entreprise et qui impliquent de mettre en place des processus sur mesure, de répondre aux besoins d’équipes projets à durée de vie plus ou moins longue, d’offrir des outils permettant d’échanger entre collaborateurs de départements différents …

Pour prendre un exemple, la réalisation d’un budget prévisionnel est un rituel périodique mettant à contribution les différentes divisions ou services d’une entreprise. Chacun d’entre eux dispose d’applications qui lui sont propres et qui ne communiquent généralement pas avec les outils des autres départements.

Le seul outil transversal à l’ensemble des départements est généralement la messagerie électronique qui représente de facto l’outil de collaboration le plus utilisé en entreprise, en dépit du fait qu’il n’a pas été conçu pour cet usage.

Dans les faits, une grande majorité d’entreprises utilisent leur messagerie pour faire circuler des documents : tableaux Excel, présentations Powerpoint, mémos Word qui doivent faire l’objet de commentaires de corrections, d’approbations … avant d’être consolidés dans un document final. Quiconque a eu l’occasion de participer à un processus de ce type sait par expérience que l’échange de différentes versions de documents par email tourne vite au cauchemar.

Nous sommes ici en présence d’un processus transversal pour lequel aucune solution spécifique n’existe et qui fait partie des nombreuses problématiques d’entreprise que SharePoint a pour objet de traiter. Dans cette instance, on s’appuiera sur les outils de workflow de SharePoint pour définir un processus structuré de distribution et d’approbation de documents mettant fin à la cacophonie habituelle.

Les domaines fonctionnels adressés par SharePoint

Une des forces de SharePoint réside dans la largeur de sa couverture fonctionnelle. Un autre de ses atouts consiste dans l’intégration étroite de chacun des modules de cette plateforme, ce qui évite d’avoir à développer des passerelles pour échanger des informations d’une application à une autre.

Les principaux domaines fonctionnels de SharePoint sont au nombre de six : les sites, les applications composites, le décisionnel, les réseaux sociaux internes à l’entreprise, la gestion de contenu et enfin la recherche.

  • SharePoint permet très rapidement de mettre en ligne des sites Web destinés aussi bien à l’interne (intranet) qu’à la communication externe pour toucher les partenaires comme les clients de l’entreprise. Ces sites seront alimentés en contenu grâce aux données mises en forme dans les autres modules.
  • Les applications composites, à l’instar de l’exemple précédent, sont des applications répondant à des besoins variables, changeants et pour lesquelles les applications métiers traditionnelles sont inadaptées. SharePoint permet de construire rapidement et souvent sans développement ce type d’application permettant d’automatiser les processus que l’activité de l’entreprise engendre continuellement.
  • Le décisionnel est l’outil permettant de mettre à disposition des collaborateurs concernés des informations métiers (indicateurs clés sous forme de tableaux Excel, diagramme Visio ou données Access), ces données étant généralement extraites des applications de production dans lesquelles SharePoint ira puiser les informations nécessaires.
  • Les outils de réseau social permettent de mettre en place des réseaux informels de collaboration, de rechercher des compétences, de partager des connaissances.
  • La gestion de contenu ou gestion documentaire permet de formaliser le cycle de vie de l’information, en conformité avec les obligations réglementaires.
  • Enfin la recherche permet de retrouver rapidement à l’échelle de l’entreprise, toute donnée, toute information structurée comme non structurée (emails, documents Office, …).

L’intégration de ces différentes fonctions a pour conséquence de faire de SharePoint le pivot central du système d’information des entreprises qui l’ont adopté.

La force de SharePoint est en effet d’adresser l’ensemble de ces besoins de façon cohérente et intégrée ce qui évite à ses utilisateurs d’avoir à investir des ressources pour faire communiquer des solutions hétérogènes.

Il existe un grand nombre de solutions alternatives, propriétaires comme Open Source, permettant d’adresser chacun des domaines fonctionnels de SharePoint. Certaines de ces solutions peuvent apporter des fonctionnalités plus étendues mais ces offres nécessitent à contrario des développements spécifiques afin de partager leurs données et de constituer un système d’information homogène.

Par ce qu’il est en mesure d’intégrer tout type de données, SharePoint peut être considéré comme le progiciel de gestion intégrée des informations non structurées, c’est-à-dire des documents bureautiques, des emails, des informations postées sur votre site personnel, …. Une autre métaphore empruntée à Steve Ballmer, le patron de Microsoft, consiste à comparer SharePoint au système d’exploitation de l’entreprise.

Les évolutions de la version 2010

SharePoint 2010, sorti il y a quelques mois, évolue pour se rapprocher un peu plus d’Office en intégrant le ruban de ce dernier et adopter ainsi une navigation plus intuitive basée sur l’affichage visuel des commandes disponibles.

Cette nouvelle version permet également de mettre à disposition des utilisateurs les versions Web d’Office et donc d’autoriser les collaborateurs de l’entreprise à consulter et éditer tout document interne, que le collaborateur dispose d’Office sur sa machine ou bien qu’il se connecte depuis le poste d’un hôtel à l’étranger, ou encore depuis certains téléphones mobiles.

SharePoint 2010 intègre également de nouveaux outils permettant une collaboration via des outils qui se rapprochent de Facebook ou LinkedIn. Il s’appuie enfin sur Visual Studio 2010 pour faciliter le développement d’applications spécifiques à l’entreprise.

Version locale ou hébergée

Comme toute plateforme conséquente, SharePoint nécessite des moyens et des compétences dédiées pour être déployé. Ces ressources dont ne disposent pas toutes les entreprises vont rapidement devenir optionnelles avec l’arrivée dans quelques mois d’Office 365 qui proposera l’ensemble de ces services, ainsi que ceux d’Exchange dans une version hébergée.

En attendant et si la promesse d’une plateforme facilitant la collaboration vous intéresse, il est utile de savoir que SharePoint est disponible dans une version gratuitement installable sur Windows Server et appelée SharePoint Foundation.

Même si ce dernier n’offre pas toute la palette fonctionnelle de son grand frère, il permet de mettre en place des portails de partage d’informations et de sites de collaboration utiles pour toucher du doigt le potentiel de cet outil.

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