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Ce que va changer Windows 7 pour les utilisateurs de Windows XP – Troisième partie

Ce troisième volet est consacré à deux outils essentiels à la productivité de chaque utilisateur : la recherche ainsi que les bibliothèques. Ces deux outils ont en commun de faciliter l’accès aux données et ainsi de permettre d’aller plus vite que sous Windows XP dans l’exécution de nombreuses tâches récurrentes. Quiconque se souvient d’avoir perdu un temps précieux à retrouver un document dont il ignore l’emplacement comprendra l’importance de maîtriser les outils dont il sera question dans cet article.

Absents de Windows XP, apparus pour la première fois avec Vista, les services de recherche font désormais partie intégrante de Windows 7. Ils ont pour finalité de retrouver très rapidement tout document, application, fichier de donnée … stocké sur son PC, voire sur d’autres ressources telles que des serveurs de fichiers ou des partages SharePoint.

Les services de recherche de Windows 7 ont un tel impact sur la productivité qu’ils appartiennent au club très fermé des outils dont on se demande comment on a pu s’en passer jusqu’ici.

Pour comprendre l’importance de cet outil, il suffit de se souvenir qu’il nous est tous arrivé, et plutôt plusieurs fois qu’une, de perdre un temps précieux en recherches fébriles pour tenter de retrouver un document ou un email en urgence.

Ce scénario malheureusement assez courant lorsque l’on travaille sous Windows XP, se transforme en mauvais souvenir grâce à l’indexation automatique des documents enregistrés sur le disque dur d’un PC sous Windows 7 (ou Vista).

Quelle que soit la nature de ces documents : documents Office, emails, fichiers mp3, images, vidéos, …, chaque document créé ou transféré sur un PC sera systématiquement ajouté à une base de données et indexé au fur et à mesure de sa création.


Fenêtre donnant le décompte des documents indexés sur la machine considérée

Une fois indexé, chaque document pourra désormais être retrouvé grâce à son nom, ou bien si on a oublié le nom du fichier, en recherchant les mots clés contenus dans ce document.

Exemple pratique de la puissance de cette fonction : vous avez reçu il y a quelques semaines un devis en pièce jointe d’un email qui est désormais stocké quelque part dans votre boîte aux lettres sans que vous vous rappeliez, ni de l’expéditeur du message, ni de l’objet, ni du dossier dans lequel ce courriel est stocké. Sous Windows 7, il vous suffira de taper un ou deux mots clés contenus dans le devis en question pour retrouver instantanément l’email et ainsi le document.

Utilisation

La recherche est intégrée dans la plupart des outils du système, à commencer par le menu démarrer.

En cliquant sur le bouton démarrer ou en appuyant sur la touche « Windows » du clavier, on affiche un cartouche qui permet d’entrer directement un ou plusieurs mots clés comme par exemple le mot « sharepoint » dans l’illustration ci-dessous.


Le terme « sharepoint » une fois entré provoque l’affichage d’une liste de fichiers correspondants à cette requête. Cette liste est triée par catégories : les programmes en tête de liste (si le nom entré correspond à une application installée), les documents en deuxième lieu, puis des regroupements qui correspondent aux bibliothèques du système considéré.

A noter que cette façon de procéder représente souvent la méthode la plus rapide pour lancer une application. Pour lancer la calculatrice, Paint ou tout autre programme installé, il suffit de taper les premières lettres de l’application voulue pour la voir apparaitre immédiatement en tête de liste comme dans l’écran ci-dessous :


Deux cas de figure peuvent se présenter :

  • Le document recherché apparait dans la liste et il suffit de cliquer pour ouvrir le fichier correspondant.
  • Dans le cas contraire, il faudra cliquer sur « voir plus de résultats », ce qui aura pour effet d’ouvrir une fenêtre permettant de poursuivre et d’affiner sa recherche.


Cette nouvelle fenêtre affiche la liste complète des documents répondant au critère entré, liste qu’il sera possible de regrouper par type de documents, de trier par date ou encore d’affiner en utilisant les filtres du système comme dans l’exemple ci-dessous :


Les différents types de documents présentés dans cette liste déroulante, permettent de n’afficher qu’un sous ensemble des résultats et donc d’identifier plus rapidement l’élément recherché.

On notera enfin la présence d’un bouton dans l’explorateur qui permet de visualiser le contenu d’un document sans l’ouvrir.

Dans l’exemple ci-dessous, l’utilisateur prend connaissance du contenu d’un email sans qu’il soit nécessaire de lancer Outlook ou toute autre application de messagerie. Il en irait de même pour un document Office ou un PDF.


Fédération

Si la recherche locale permet de gagner en productivité, il en va de même s’agissant de documents partagés à l’échelle d’un groupe de travail, voire de l’entreprise dans son ensemble.

Windows 7 apporte la possibilité de paramétrer le moteur de recherche de chaque PC de façon à afficher les résultats d’une requête, que ces résultats proviennent de la machine de l’utilisateur ou qu’ils soient issus de serveurs de l’entreprise.

On pourra ainsi stocker un certain nombre de documents de référence sur une ressource partagée et indexer ces documents pour en faciliter l’accès sans qu’il soit nécessaire de connaître l’adresse réseau ou le nom de la ressource contenant ces documents.

Les bibliothèques : des dossiers virtuels pour organiser son travail

Tout utilisateur de Windows XP est familiarisé avec la façon dont Windows enregistre les documents par défaut. Lorsque vous créez un fichier, sous Word par exemple, l’enregistrement du document se fera dans le dossier « Mes Documents », à moins que vous ne spécifiez un autre emplacement.

Cette organisation évolue avec Windows 7 pour s’appuyer désormais sur un outil appelé « bibliothèque » et qui désigne en fait des dossiers virtuels.

Ces dossiers sont dits virtuels parce qu’ils ne sont pas véritablement des dossiers de fichiers mais plutôt des objets qui affichent le résultat d’une requête. Avant de penser que cela devient inutilement compliqué, il est important de comprendre que l’utilisation des librairies est très simple et permet d’organiser l’affichage de documents qui peuvent être contenus dans des emplacements différents.

Tout comme avec Windows XP, Windows 7 contient un dossier « Documents » qui est une librairie destinée à afficher les documents de l’utilisateur. Outre cette librairie, on trouve trois autres librairies par défaut que sont « Images », « Musique » et « Vidéos ».


Affichage des bibliothèques d’un système et création d’une nouvelle bibliothèque

Au-delà de ces librairies par défaut, Il est important de comprendre que les librairies peuvent être créées et supprimées à loisir et que chaque librairie peut contenir un nombre indéfini de dossiers.

Dans l’illustration ci-dessous, une des bibliothèques est dénommée « Clients » et contient autant de dossiers que de clients, ces dossiers pouvant physiquement être situés sur des disques différents.

En regroupant des dossiers dans un conteneur unique, on gagne du temps en facilitant l’accès aux informations.

En synthèse, les librairies sont un outil supplémentaire permettant d’organiser son travail pour gagner du temps.

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