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Découverte d’Office 2010 – Quatrième partie : Outlook 2010

Au cours des années, Outlook est devenu un composant majeur d’Office en tant qu’outil essentiel de gestion des courriels, mais aussi de l’emploi du temps et des contacts. Outlook 2010 apporte un grand nombre de nouveautés permettant de gagner en productivité, de gérer plus efficacement les messages tout en s’ouvrant vers les réseaux sociaux.

La version 2010 d’Outlook est sans doute la révision la plus importante de cette application depuis ses débuts et un des composants ayant le plus évolué dans cette nouvelle version d’Office.

La version 2010 comprend tout d’abord le ruban apparu avec Office 2007 mais dont Outlook était resté curieusement dépourvu jusqu’ici.

A première vue, l’interface d’Outlook 2010 peut sembler intimidante, notamment du fait de l’apparition du ruban qui vient ajouter soudainement un grand nombre d’icônes supplémentaires.

L’organisation d’Outlook reste malgré tout largement similaire aux versions précédentes 2007 ou 2003, ce qui simplifie la prise en main de cette nouvelle version.

Outlook 2010 met l’accent sur la productivité.

Une gestion des messages facilitée

Cette nouvelle version apporte des outils permettant de regrouper les messages par conversation, « d’ignorer » des messages ou encore de « nettoyer » une conversation.

Si Outlook 2007 comprenait une gestion des « conversations », c’est à dire un regroupement des messages partageant un même objet, Outlook 2010 rend l’utilisation de cette fonction beaucoup plus aisée.

Dans la copie d’écran ci-dessous, le message surligné regroupe en fait près d’une vingtaine de courriels et de réponses à un même message. L’indicateur en forme de tête de flèche a pour objet de signaler un regroupement de messages.

Si on clique sur cet indicateur, on obtient la vue suivante :

Cette vue éclatée de la conversation comprend l’ensemble des messages échangés. Chaque message précédé d’un point orange désigne une conversation distincte mais connexe au sujet d’origine. A noter que tous les messages peuvent être affichés, y compris ceux qui sont stockés dans des dossiers différents comme ici dans le dossier « Eléments envoyés » et qui apparaissent alors en italique.

Il faut toutefois noter que l’affichage en mode « conversation » ne représente pas la vue par défaut et doit donc être activé  par l’utilisateur.

Outre cette fonction de regroupement, il est aisé de « nettoyer » une conversation ce qui a pour effet de diminuer le nombre de messages en supprimant ceux qui sont redondants.

Enfin, si une conversation dérape ou si son objet ne vous concerne plus, Outlook 2010 introduit la possibilité « d’ignorer » ces échanges ce qui aura pour effet d’effacer en une opération l’ensemble des messages correspondants mais également de supprimer tous les messages à venir en lien avec ce sujet.

Ces différents outils permettent de réduire significativement le nombre de messages qui apparaissent dans les différents dossiers.

Les actions rapides

Ce nouvel outil a pour objet d’automatiser des actions récurrentes par le biais de macros instructions qui pourront ultérieurement être activées en cliquant sur le nom voulu.

Dans la copie d’écran ci-après, on trouve une série d’actions programmées : FYI, CC, … et le bouton « nouveau » affiche une liste de types d’actions à créer comme le déplacement d’un message dans un dossier, l’ajout d’un indicateur, le transfert d’un message, …

Intégration des réseaux sociaux

Prenant acte de l’importance croissante des réseaux sociaux, Outlook 2010 permet de se connecter à différents réseaux pour afficher les activités de ses contacts sans quitter l’application.

Outlook 2010 permet d’afficher un « volet de personnes » qui apparait lors de l’ouverture d’un message et qui présente les derniers messages, rendez-vous ou pièces jointes de chaque contact.

En paramétrant cette fonction, il est possible de synchroniser les flux d’information de chaque contact auquel nous sommes connectés.

L’exemple ci-dessous affiche les derniers messages d’un contact ainsi que les mise à jour postées sur Linkedin. A ce jour deux connecteurs sont disponibles : Myspaces et Linkedin, Facebook et Viadeo devant bientôt être disponibles.

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Outlook Web Access et Outlook Mobile 2010

Outlook 2010 est également disponible en deux déclinaisons supplémentaires que sont la version Web nommée Outlook Web Access et une version mobile destinée aux utilisateurs de Windows Mobile 6.5 ainsi que de la prochaine version 7.

La version Web est pratiquement identique à Outlook 2010 et a pour objet de permettre d’accéder au contenu d’une boite Exchange depuis la plupart des navigateurs.

Outlook Web Access 2010

Messagerie unifiée

Pour les entreprises ayant déployé Exchange 2010 et intégré ce dernier avec leur PABX, il est possible de transmettre directement les faxs et messages vocaux dans la boite aux lettres de l’utilisateur, concept désigné sous le terme de messagerie unifiée.

La nouveauté est qu’on peut désormais afficher la transcription écrite des messages vocaux dans Outlook 2010 ce qui permet de consulter ses messages vocaux sans nécessairement devoir les écouter.

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