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Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est une démarche d’automatisation des processus reposant sur la numérisation des documents « papier » et dans l’exécution automatisée de procédures jusque-là manuelles. On pourra citer à titre d’exemple le traitement électronique des feuilles de soins par la sécurité sociale. Loin de ne concerner que les entreprises, elle touche de plus en plus le grand public.

La dématérialisation est le terme qui s’est imposé pour décrire l’automatisation de procédures qui impliquaient jusqu’ici le traitement manuel de données stockées sur un support papier. Il s’agit en fait d’une extension du domaine de la numérisation qui après s’être appliquée aux images, à la musique et à la vidéo, concerne de plus en plus le traitement de documents administratifs, les formulaires de toutes sortes …

Les bénéfices découlant de la dématérialisation sont de plusieurs ordres :

  • Automatisation de la saisie et du traitement de données préalablement numérisées, supprimant ainsi les erreurs de saisie des opérateurs
  • Elimination du support papier et donc réduction de l’empreinte carbone
  • Archivage électronique permettant de retrouver rapidement l’information voulue
  • Accélération des procédures

Les avantages sont tels que la plupart des entreprises, tout comme des administrations, ont entrepris des chantiers de dématérialisation plus ou moins ambitieux.

A titre d’exemple, la dématérialisation des factures constitue un enjeu important pour une entreprise comme la RATP qui émet pas moins de 250 000 factures par an. Le traitement automatisé des feuilles de soin par la sécurité sociale permet de gérer annuellement plus d’un milliard de demandes de remboursement. Sachant que le coût de traitement automatisé est de 0,27€ par feuille contre 1,74 € pour un traitement manuel, on mesure l’importance de la démarche pour non seulement réduire massivement les coûts de traitement mais également améliorer l’efficacité de la procédure en accélérant les délais de remboursement.

Un chantier d’actualité pour un grand nombre d’entreprises concerne la télé-déclaration de la TVA. De plus en plus d’entreprises s’intéressent à la feuille de paie électronique.

L’administration cherche également à simplifier le travail de ses administrés en instaurant progressivement des procédures dématérialisées comme la télé-déclaration de l’impôt sur le revenu ou encore le paiement en ligne des amendes.

Le particulier n’est pas oublié avec la multiplication des factures électroniques émises par les différents fournisseurs institutionnels : opérateurs téléphoniques, fournisseurs d’accès internet, EDF…

Les distributeurs d’eau installent désormais des compteurs qui ont la particularité de transmettre automatiquement les consommations sans nécessiter la visité d’un préposé en charge du relevé des compteurs. Cette facture étant ensuite potentiellement transmise via email, la boucle est bouclée !

La généralisation de la dématérialisation se heurte malgré tout à des obstacles techniques considérables au premier rang desquels se trouve la question de l’authentification des acteurs d’une transaction électronique. S’il est assez aisé de dématérialiser une procédure à l’intérieur d’une organisation, la question de l’identité d’un participant se pose dès lors qu’une procédure implique deux organisations, une organisation et un particulier, une administration et une entreprise ou une administration et un particulier.

Pour une entreprise, il est également impératif d’intégrer toute démarche de dématérialisation avec son système d’information et notamment avec le progiciel de gestion intégrée de la société.

Dans tous ces cas de figure, il est nécessaire d’authentifier de façon certaine les participants impliqués dans une procédure. Il est également souvent nécessaire de signer électroniquement un contrat sans oublier de conserver de façon inaltérable les preuves numériques des transactions intervenues.

Les outils nécessaires n’existent que partiellement et ne peuvent s’appliquer à l’ensemble des démarches. Une carte bancaire fait office de preuve si elle est utilisée avec son code PIN pour régler une transaction mais ne pourra pas être utilisée pour authentifier son détenteur en dehors de ce cadre. Il est également nécessaire de disposer du cadre juridique adéquat permettant de considérer un enregistrement électronique, un email par exemple, comme une preuve.

La complexité croissante de l’authentification

Pour pallier à ces lacunes, le gouvernement travaille à l’instauration d’un certificat d’identité numérique (appelé IDéNum) qui devrait permettre de simplifier les démarches entre l’administration et les particuliers mais pourrait également s’étendre à la sécurisation des transactions entre le détenteur du certificat et des sites marchands. Cette initiative vise à reproduire des démarches similaires déjà mises en œuvre dans d’autres pays européens. Ce certificat deviendrait une sorte de version électronique de la carte d’identité. Les tests devraient démarrer à la fin de cette année pour une mise en service espérée dans l’année 2011.

Pour le particulier, la multiplication des transactions électroniques pose la question de la centralisation des documents. Alors que les factures papiers arrivent toutes au domicile postal de l’intéressé, certaines entreprises transmettent un fichier PDF à titre de facture quand d’autres envoient un lien sur leur serveur. Il devient alors très difficile de centraliser les différentes factures d’un foyer et c’est la raison pour laquelle de nouveaux prestataires ont récemment fait leur apparition proposant des coffres forts électroniques chargés de centraliser l’ensemble des documents sensibles d’un particulier (feuilles de paye, quittances, factures et bons de garanties divers …).

Bref, le processus de dématérialisation est en marche qui promet de simplifier nos démarches personnelles comme professionnelles tout en représentant une étape supplémentaire dans la numérisation de nos existences.

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